Privacy Policy – RGPD


Nickyvie Concierge Service is a Canadian company that places a high priority on respecting the privacy of its customers and prospects, the users of the websites it manages and the confidentiality of their personal data. Nickyvie Concierge Service is committed to processing the data it collects and processes in compliance with applicable laws and regulations such as the European law n° 78-17 of January 6, 1978 relating to data processing, files and freedoms and the regulation on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation: GDPR).

ARTICLE 1: Definition of personal data


Any information relating to a natural person likely to be identified, directly or indirectly. Processing of personal data: Any operation, or set of operations, concerning such data, regardless of the process used (collection, recording, organization, storage, adaptation, modification, retrieval, consultation, use, communication by transmission, dissemination or any other form of provision, reconciliation or interconnection, blocking, deletion or destruction, etc.). Cookie: A cookie is a small computer file, a tracer, deposited and read, for example, when consulting a website, reading an e-mail, installing or using a software or a mobile application, regardless of the type of terminal used (computer, smartphone/smartphone, digital reader, video game console connected to the Internet, etc.).

ARTICLE 2 : Data controller DPO

The person in charge of processing the personal data referred to herein is Ms. Nicole Vinette, president of the firm Nickyvie Concierge Service whose head office is located in Montreal and whose office address is 592 Simonet Street Montreal (Quebec), Canada, H9C2R9.

ARTICLE 3: Data collected and nature of the data collected in the context of Nickyvie Concierge Service activity


We may collect the following personal data: your title, last name, first name, postal address, country of residence, email, password, IP address, partial credit card number, domain name of your website.

Procedures that result in the collection of personal data (these procedures are subject to your prior consent):

– civil status, name, first name, email, IP: commercial prospecting forms

– civil status, surname, first name, postal address, country of residence, email, password, IP, domain name of your website: registration as a member and use of the functionalities of our websites.

– Civil status, last name, first name, postal address, country of residence, email/email, IP, partial credit card number: purchase of a product or service on one of our websites.

Purpose of the collection and processing procedures

The purpose requiring the collection and processing of your personal data may be :

– the needs of operation of our websites, registration, identification of members, access security, access to content and services.

– the security of network access and online computer infrastructure, data protection, detection of intrusions or illicit activities

– the collection of mandatory legal, accounting and legal information

– the commercial prospecting necessary to the activity of the company

ARTICLE 4 : Recipients of the data – subcontractors

Your personal data are exclusively intended to be used by Nickyvie Concierge Service Inc. However, they may be transmitted to our subcontractors listed below.

– WHC Company: web hosting, cloud service, email box management

– PAYPAL Company : online banking and payment services

– MAILCHIMP company: auto-responder system

In case of illegal activities, suspicions of illegal activities or for the purpose of investigations, judicial requisitions, etc. your personal data may be transmitted, upon request, to the judicial or control authorities: police, gendarmerie, magistrate, departmental direction of the protection of populations, tax or social services etc. …

The personal data collected and processed directly by Nickyvie Concierge Service Inc. are exclusively stored in Canada, in the databases of the WHC servers. Our subcontractors to whom your personal data may be transmitted, if necessary, are :

– EDGN Consultants inc. Web development services, email management

– WHC Company: web hosting, cloud services, email management

– PAYPAL Company : online banking and payment services

– MAILCHIMP Company: auto-responder system

Nickyvie Concierge Service does not sell or rent your personal data to any third party.

ARTICLE 5 : Right of access, opposition and withdrawal


In accordance with the legislation in force, you have the right to access, rectify and delete your personal data. You can freely access, modify or delete your personal data except legal obligations: accounting, tax, controls, to keep them by the firm Nickyvie Concierge Service) by logging into your member interface of the website nickyvie.org. You may also exercise your rights by contacting us by email at [email protected], or by mail at Nickyvie Janitorial Services Inc. 592 Simonet Street Montreal, Quebec, Canada, H9C2R9. Any person, prospect or client may unsubscribe from newsletters received from Nickyvie Concierge Service by using the unsubscribe link at the bottom of each message sent. You can use the contact information provided above to request detailed information on your personal data collected, the purpose of the processing applied to them, their retention period, their recipients, as well as benefit from their portability.

ARTICLE 6 : Cookies


The site nickyvie.org uses cookies only to facilitate navigation on the site. Cookie management The main operation of our affiliation system is based on the use of a cookie containing an anonymous identifier. The user has the option of refusing the installation of this cookie on his or her device, but this will compromise the effectiveness of the service offered. The acceptance of the cookie facilitating the connection to the affiliation site is at the discretion of the registered member at the time of connection to the site and can be modified at any time with a click.

ARTICLE 7 : Security


Nickyvie Concierge Service Inc. takes all necessary measures to ensure the security of the personal data it collects. No personal data is stored on the premises of Nickyvie Concierge Service Inc., the personal data collected is hosted by our specialized subcontractors (web hosts, autoresponders/email forwarders, payment systems, accounting). Access to the servers or secure databases managed directly by Nickyvie Concierge Service and are subject to restricted access by strong login and password, through an encrypted connection type ssl / https. The servers are hosted in highly secure WHC data centers.

ARTICLE 8 : Data retention period


To meet its legal obligations or to have the necessary elements to enforce its rights (accounting, taxation, access tracking …), the company Nickyvie Concierge Service may archive data under the conditions provided by the regulations. Personal data related to the operation of the websites managed by Nickyvie Concierge Service Inc. are kept for 3 years in our computer databases after the last connection detected for access to our websites.

The personal data of Nickyvie Concierge Service Inc.’s customers is kept for 3 years after the purchase in our computer databases, and then for the legal period in force in our documents or accounting databases.

ARTICLE 9: Changes to our Privacy Policy


Nickyvie Concierge Service reserves the right to change this Privacy Policy at any time, including in response to changes in applicable laws and regulations. You will be notified of such changes via our website or by email. You can at any time read our privacy policy concerning your personal data by accessing this document.

ARTICLE 10: Transfer of data outside the EU

Nickyvie Concierge Service may transfer some of your data outside the European Union. Among others, your first name, email and IP address when you purchase a product or service through the company Paypal or when you voluntarily subscribe to one of our newsletters managed by the company Mailchimp. Transfers of personal data outside the European Union will only be made to countries whose level of personal data security is recognized by the European Union as equivalent to that of the European Union countries.

ARTICLE 11 : Information in case of data theft


If, despite all the protections implemented by Nickyvie Concierge Service Inc. and its subcontractors, some of your personal data were stolen, compromised or deleted, Nickyvie Concierge Service Inc. undertakes to inform you within the legal deadlines and according to the legal requirements in force. This legal obligation to inform shall not be construed as an admission of liability or negligence on the part of Nickyvie Concierge Service or its contractors.

Politique de confidentialité – RGPD

Nickyvie Service de conciergerie est une entreprise canadienne qui accorde une importance primordiale au respect de la vie privée de ses clients et prospects, des utilisateurs des sites internet qu’elle gère et de la confidentialité de leurs données personnelles. Nickyvie Service de conciergerie s’engage à traiter les données qu’elle collecte et traite, dans le respect des lois et règlementations applicables tels que la loi européenne n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et du règlement relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données : RGPD).

ARTICLE 1 : Définitions de donnée à caractère personnel

Toute information relative à une personne physique susceptible d’être identifiée, directement ou indirectement. Traitement de données à caractère personnel : Toute opération, ou ensemble d’opérations, portant sur de telles données, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement ou interconnexion, verrouillage, effacement ou destruction, …). Cookie : Un cookie est un petit fichier informatique, un traceur, déposé et lu par exemple lors de la consultation d’un site internet, de la lecture d’un courrier électronique, de l’installation ou de l’utilisation d’un logiciel ou d’une application mobile et ce, quel que soit le type de terminal utilisé (ordinateur, smartphone/téléphone intelligent, liseuse numérique, console de jeux vidéos connectée à Internet, etc.).

ARTICLE 2 : Responsable du traitement DPO

Le responsable du traitement des données personnelles visées aux présentes est Mme Nicole Vinette, présidente de la firme Nickyvie Service de conciergerie dont le siège social est situé à Montréal et dont l’adresse du bureau est le 592 rue Simonet Montréal (Québec), Canada, H9C2R9. 

ARTICLE 3 : Données collectées et nature des données collectées dans le cadre de l’activité de Nickyvie Service de conciergerie

Nous pouvons être amené à collecter les données personnelles suivantes : votre civilité/titre, nom, prénom, adresse postale, pays de résidence, email/courriel, mot de passe, adresse IP, numéro partiel de carte bancaire, nom de domaine de votre site web.

Procédures donnant lieu à la collecte de données personnelles (ces procédures donnent lieu à votre consentement préalable) :

– civilité, nom, prénom, email, IP : formulaires de prospection commerciale

– civilité, nom, prénom, adresse postale, pays de résidence, email/courriel, mot de passe, IP, nom de domaine de votre site web : inscription en tant que membre et utilisation des fonctionnalités de nos sites internet.

– civilité, nom, prénom, adresse postale, pays de résidence, email/courriel, IP, numéro partiel de carte bancaire : achat d’un produit ou service sur l’un de nos sites internet.

Finalité des procédures de collecte et de traitement

L’objectif nécessitant la collecte et le traitement de vos données personnelles peut être :

– les nécessités de fonctionnement de nos sites internet, inscription, identification des membres, sécurité des accès, accès aux contenus et services.

– la sécurité des accès réseaux et infrastructures informatiques en ligne, la protection des données, la détection d’intrusions ou d’activités illicites

– la collecte d’informations obligatoires légales, comptables et juridiques

– la prospection commerciale nécessaire à l’activité de l’entreprise

ARTICLE 4 : Destinataires des données – sous-traitants

Vos données personnelles sont exclusivement destinées à être exploitées par la firme Nickyvie Service de conciergerie inc. Cependant elles peuvent être transmises à nos sous-traitants listés ci-dessous.

– Société WHC : hébergement de sites internet, service cloud, gestion de boites email

– Société PAYPAL services bancaires et de paiement en ligne

– Société MAILCHIMP : système d’auto-répondeur

En cas d’activités illégales, de soupçons d’activités illégales ou à des fins d’enquêtes, de réquisitions judiciaires, etc. vos données personnelles peuvent être transmises, sur demande, aux autorités judiciaires ou de contrôles : police, gendarmerie, magistrat, direction départementale de la protection des populations, services fiscaux ou sociaux etc. …

Les données personnelles collectées et traitées directement par la Nickyvie Service de conciergerie inc. sont exclusivement stockées au Canada, dans les bases de données des serveurs de la société WHC. Nos sous-traitants à qui peuvent être transmises vos données personnelles, si nécessaire, sont :

– EDGN Consultants inc. Services de développement web, gestion de boites courriels

– Société WHC : hébergement de sites internet, service cloud, gestion de boites courriels

– Société PAYPAL services bancaires et de paiement en ligne

– Société MAILCHIMP : système d’auto-répondeur

La société Nickyvie Service de conciergerie ne vend ni ne loue, en aucun cas, vos données personnelles à des tiers.

ARTICLE 5 : Droit d’accès, d’opposition et de retrait

Conformément à la législation en vigueur, vous disposez de droits d’accès, de rectification et de suppression des données personnelles vous concernant. Vous pouvez librement accéder, modifier ou supprimer vos données personnelles sauf obligations légales : comptabilité, fiscalité, contrôles, de les conserver par la firme Nickyvie Service de conciergerie) en vous connectant dans votre interface membre du site internet nickyvie.org. Vous pouvez également exercer vos droits en nous contactant par courriel: [email protected],  ou courrier postal à Nickyvie Service de conciergerie inc., 592 rue Simonet Montréal (Québec), Canada, H9C2R9. N’importe quelle personne, prospect ou client peut se désinscrire des newsletters/infolettres reçues de la firme Nickyvie Service de conciergerie à l’aide l’un lien de désinscription présent en bas de chaque message expédié. Vous pouvez à l’aide des coordonnées indiquées ci-dessus, demander à recevoir une information détaillée sur vos données personnelles collectées, la finalité des traitements qui leurs est appliqué, leur durée de conservation, leurs destinataires, ainsi que de bénéficier de leur portabilité.

ARTICLE 6 : Cookies

Le site nickyvie.org utilise des cookies uniquement afin de faciliter la navigation sur le site. Gestion des cookies Le fonctionnement principal de notre système d’affiliation est basé sur l’utilisation d’un cookie contenant un identifiant anonyme. L’utilisateur a la possibilité de refuser l’installation de ce cookie sur son appareil, mais cela compromettra l’efficacité du service proposé. L’acceptation du cookie facilitant la connexion au site d’affiliation est à la discrétion du membre inscrit au moment de la connexion au site et modifiable à tout moment en un clic.

ARTICLE 7 : Sécurité

Nickyvie Service de conciergerie inc. prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des données personnelles qu’elle collecte. Aucune donnée personnelle n’est stockée au sein des locaux de la firme Nickyvie Service de conciergerie, les données personnelles recueillies sont hébergées par nos sous-traitants spécialisés (hébergeurs web, auto-répondeur /envoi de courriel, systèmes de paiement, comptabilité). L’accès aux serveurs ou aux bases de données sécurisées géré directement par la firme Nickyvie Service de conciergerie et font l’objet d’un accès restreint par identifiant et mot de passe fort, par une connexion cryptée de type ssl / https. Les serveurs sont hébergés dans des centres de données de la société WHC hautement sécurisés.

ARTICLE 8 : Durée de conservation des données

Pour satisfaire à ses obligations légales ou afin de disposer des éléments nécessaires pour faire valoir ses droits (comptabilité, fiscalité, traçage des accès…), la firme Nickyvie Service de conciergerie pourra archiver les données dans les conditions prévues par la règlementation. Les données personnelles liées au fonctionnement des sites internet gérés par la firme Nickyvie Service de conciergerie inc. sont conservées 3 ans au sein de nos bases de données informatiques après la dernière connexion détectée pour l’accès à nos sites internet.

Les données personnelles des clients de la firme Nickyvie Service de conciergerie sont conservées durant 3 ans après l’achat au sein de nos bases de données informatiques, puis durant la durée légale en vigueur au sein de nos documents ou bases de données comptables.

ARTICLE 9 : Modification de notre politique de confidentialité

La firme Nickyvie Service de conciergerie se réserve le droit de faire évoluer la présente politique de confidentialité à tout moment, notamment en application des changements apportés aux lois et règlementations en vigueur. Les modifications apportées vous seront notifiées via notre site web ou par email. Vous pouvez à tout moment prendre connaissance de notre politique de confidentialité concernant vos données personnelles en accédant à ce document.

ARTICLE 10 : Transfert de données hors UE

La firme Nickyvie Service de conciergerie peut être amenée à transférer certaines de vos données hors de l’Union européenne. Entre autres votre prénom, email et adresse IP lors de l’achat d’un produit ou service effectué par l’intermédiaire de la société Paypal ou lors de votre inscription volontaire à l’une de nos newsletters gérée par la société Mailchimp. Les transferts de données personnelles en dehors de l’Union Européenne ne seront effectués que vers des pays dont le niveau de sécurité des données personnelles est reconnu par l’Union Européenne comme équivalent à celui des pays de l’Union Européenne.

ARTICLE 11 : Information en cas de vol de données

Si malgré toutes les protections mises en oeuvre par la firme Nickyvie Service de conciergerie inc. et ses sous-traitants, certaines de vos données personnelles étaient dérobées, compromises ou supprimées, la firme Nickyvie Service de conciergerie s’engage à vous en informer dans les délais légaux et selon les exigences légales en vigueur. Cette obligation d’information légale ne peut être interprétée comme une reconnaissance de responsabilité ou de négligence de la part de la firme Nickyvie Service de conciergerie ou de ses sous-traitants.